Tugas Softskill Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI BERBASIS PENGETAHUAN

Otomatisasi kantor (Office Automation)

Merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis

• Definisi OA

Office Automation / Otomatisasi Kantor :

Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

 Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.

Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.

Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

Karena OA tidak memiliki pengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan. 

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer. 

Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. 

Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio.

·      Tujuan OA :

1. Penggabungan dan penerapan teknologi

2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

·      Tujuan OA masa kini:

1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya:

Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan masalah Kelompok:

Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

3. Pelengkap – Bukan Pengganti:

Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

·      Pengguna OA :

OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang pengguna OA, yaitu :

1. Manajer

adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2. Profesional

tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris

bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Pegawai administratif

melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.


·      Model OA :

         Informasi dikumpukan dari sistem fisik perusahaan dan dimasukkan ke dalam database. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolahan kata, surat elektronik , dan konferensi komputer. Aplikasi berbasis komputer memungkinkan pemecah masalah saling berkomunikasi dengan menggunakan komputer mereka. Penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

·      Aplikasi OA :

1. Pengolahan Kata

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2. Surat elektronik

Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan

3. Voice mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.

4. Kalender elektronik

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik

5. Konferensi Audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah. 

Keuntungan konferensi audio :

ü Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua   perusahaan.

ü Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.

ü Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6. Konferensi video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer .

Tiga konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :

ü Video Satu Arah dan Audio Satu Arah

Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat 

penerimaan.

ü Video Satu Arah dan Audio Dua Arah 

Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan 

orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.

ü Video dan Audio Dua Arah 

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan 

pendekatan konferensi yang paling mahal. 

7. Konferensi Komputer

§  Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.

§  Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.

§  Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.

§  Konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer. 

8. Transmisi faxsimili

£ FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.

£ Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

9.Videotext

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.

Tiga sumber utama bahan untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext:

r Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.

r Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext 

yang disediakan oleh jasa tersebut.

r Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

10. Pencitraan (imaging)

Penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

11.Deskstop Publishing (DTP)

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

Model Bauran OA

Sistem pakar

Suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.

Sistem pakar (expert system) : sistem yang berusaha mengapdosi pengetahuan manusia ke komputer, agar komputer dapat menyelesaikan masalah seperti yang biasa dilakukan oleh para ahli. Sistem pakar yang baik dirancang agar dapat menyelesaikan suatu permasalahan tertentu dengan meniru kerja dari para ahli. Jadi sistem pakar = kepakaran ditransfer dari seorang pakar (atau sumber kepakaran yang lain) ke komputer, pengetahuan yang ada disimpan dalam komputer, dan pengguna dapat berkonsultasi pada komputer itu untuk suatu nasehat, lalu komputer dapat mengambil inferensi (menyimpulkan, mendeduksi, dll.) seperti layaknya seorang pakar, kemudian menjelaskannya ke pengguna tersebut, bila perlu dengan alasan-alasannya. Sistem Pakar terkadang lebih baik unjuk kerjanya daripada seorang pakar manusia. Dengan sistem pakar, orang awam pun dapat menyelesaikan masalah yang cukup rumit yang sebenarnya hanya dapat diselesaikan dengan bantuan para ahli. Bagi para ahli, sistem pakar juga akan membantu aktivitasnya sebagai asisten yang sangat berpengalaman.

  Intelegensi Buatan

Era computer masih berada pada masa awalnya ketika management scientists mulai tertarik menggunakan alat elektronik untuk kecerdasan buatan atau intelegensi buatan. Intelegensi buatan (artificial intelligence), atau AI, adalah aktivitas penyertaan mesin seperti komputer yang mempunyai kemampuan untuk menampilkan tingkah laku yang dianggap intelligent (cerdas) jika dibandingkan dengan manusia. AI memberikan aplikasi komputer tercanggih, yang bisa digunakan untuk menduplikasi beberapa jenis penalaran manusia. Dari segala perhatian yang ditujukan kepadanya, AI diangap sebagai konsep yang baru. Namun, sebenarnya munculnya gagasan AI ini sudah sejak dulu yaitu dua tahun setelah komputer pertama diinstal untuk kebutuhan bisnis.

Sistem Pakar untuk Penunjang Keputusan

• Daya Tarik Sistem Pakar

Beberapa tugas tertentu memerlukan pengetahuan khusus yang diperoleh dari pakar (expert). Sayangya, tidak setiap manajer dapat mempekerjakan spesialis secara fulltime atau dapat menyewa konsultan lur setiap kali ada masalah khusus muncul. Konsep expert system (sistem pakar) didasarkan pada asumsi bahwa pengetahuan pakar dapat disalin ke dalam penyimpanan komputer dan kemudian diterapkan oleh orang lain saat dibutuhkan.

Pengetahuan pakar memungkinkan sistem pakar untuk dapat melakukantugas pemecahan masalah dalam porsi yang lebih besar daripada yangdapat dilakukanoleh aplikasi komputer lain. Ketika pemrosesan data berada pada masa kejayaannya pada tahun 1950, ia hanaya member dukungan yang sedikit terhadap pemecahan masalah. Keadaan berubah lebih baik ketika digunakannya SIM pada tahun 1960-an dan awal tahun 1970-an, dan dengan munculnya DSS pada akhir tahun 1970-an dan awal 1980-an, ia dapat member dukungan yang lebih besar lagi. Pada akhir 1980-an,perhatian dan minat cenderung kepada penggunaan sistem pakar untuk melakukan sebagian besar pemecahan masalah.

Sebagai suatu sistem pendukung keputusan, sistem pakar menawarkan kemampuan yang unik. Pertama, sistem pakar menawarkan kesempatan untuk membuat keputusan yang melebihi manajer. Contohnya, seorang pejabat investasi baru suatu bank dapat menggunakan sistem pakar yang dirancang oleh seorang pakar investasi terkemuka dan dalam penggunaannya, pengetahuan pakar tersebut disatukan dengan keputusan investasinya. Kedua, sistem pakar dapat menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering penjelasan mengenai cara pemecahan yang diperoleh lebih berharga dari pemecahan itu sendiri.

·         Komponen Sistem Pakar

1.    Knowledge Base  (Basis Pengetahuan)

Knowledge Base (Basis pengetahuan) merupakan inti dari program sistem pakar karena basis pengetahuan itu merupakan presentasi pengetahuan atau knowledge representation basis pengetahuan adalah sebuah basis data yang menyimpan aturan-aturan tentang suatu domain knowledge/pengetahuan tertentu. Basis pengetahuan ini terdiri dari kumpulan objek beserta aturan dan atributnya (sifat atau cirinya), tentu saja di dalam domain tertentu. Contoh :If hewan merupakan sayap dan bertelur then hewan jenis burung.

Ada 2 bentuk pendekatan basis pengetahuan yang sangat umum digunakan yaitu :

      a.    Rule-Based Reasoning (Penalaran berBasis Aturan)

Pada penalaran berbasis aturan, pengetahuan direpresentasi-kan dengan menggunakan aturan berbentuk IF-THEN. Bentuk ini digunakan jika kita memiliki sejumlah pengetahuan pakar pada suatu permasalahan tertentu, dan pakar dapat menyelesaikan masalah tersebut secara berurutan. Bentuk ini juga digunakan jika dibutuhkan penjelasan tentang jejak (langkah-langkah) pencapaian solusi.

            b.     Case-Based Reasoning (Penalaran berBasis Kasus).

Basis pengetahuan akan berisi solusi-solusi yang telah di-capai sebelumnya, kemudian akan diturunkan suatu solusi untuk keadaan yang terjadi sekarang (fakta yang ada). Bentuk ini digunakan jika pemakai (user) menginginkan untuk tahu lebih banyak lagi pada kasus-kasus yang hampir sama (mirip). Bentuk ini juga digunakan jika kita telah memiliki sejumlah situasi atau kasus tertentu dalam basis pengetahuan.

2.    Working Memory (Basis Data atau Memori Kerja)

Working memory adalah bagian yang mengandung semua fakta-fakta baik fakta awal pada saatsistem beroperasi maupun fakta-fakta pada saat pengambilan kesimpulan sedang dilaksanakan selama sistem pakar beroperasi, basis data berada di dalam memori kerja.

3.    Inference Engine (Mesin/Motor Inferensi)

Inference Engine adalah bagian yang menyediakan mekanisme fungsi berfikir dan pola-pola penalaran sistem yang digunakan oleh seorang pakar.

Mekanisme ini akan menganalisa masalah tertentu dan selanjutnya akan mencari jawaban atau

kesimpulan yang terbaik.

Mesin ini akan dimulai pelacakannya dengan mencocokan kaidah-kaidah dalam basis pengetahuan

dengan fakta-fakta yang ada dalam basis data.